SAF-T UA: підготовка та супровід

SAF-T UA – це стандартизований XML-файл із даними облікової системи підприємства, який охоплює, зокрема, довідники (MasterFiles), первинні документи (SourceDocuments) та записи Головної книги (GeneralLedgerEntries). Він застосовується в межах електронного аудиту та під час надання документів (інформації) в електронній формі, зокрема за запитом ДПС.

Наразі SAF-T UA обов’язково надається великими платниками податків у межах документальної перевірки на запит контролюючого органу.

Для бізнесу ключова складність полягає не лише в самому форматі XML, а й в тому, щоб дані були коректно відображені у структурі SAF-T UA, узгоджувалися між собою та відповідали технічним вимогам. Parker Russell Ukraine забезпечує цю відповідність на практиці: ми будуємо підхід до формування SAF-T UA на актуальних матеріалах ДПС – XSD-схемах та технічних описах. Водночас впроваджуємо перевірки якості, які дозволяють підготувати всі матеріали у форматі, прийнятному для контролюючого органу.

У практичній площині робота із SAF-T UA зазвичай передбачає два сценарії:

реактивний – коли компанія отримала запит і має швидко підготувати файл належної якості;
проактивний – коли бізнес завчасно готується до формування SAF-T UA, щоб забезпечити керовану підготовку файлу та мінімізувати ризики під час перевірки.

Актуальність

Послуга буде корисна, якщо ви:

1. Отримали або очікуєте запит контролюючого органу на надання даних у структурі SAF-T UA і хочете вкластися у строки без втрати якості;
2. Уже можете сформувати SAF-T UA з облікової системи, але файл не відповідає XSD-схемі, чи іншим технічним вимогам;
3. Плануєте підготуватися завчасно, щоб процес підготовки SAF-T UA забезпечував передбачуваний результат.

Нормативна основа та ключові вимоги

Електронний аудит та SAF-T UA розвиваються через поєднання процедур надання електронних документів і технічних специфікацій. На практиці бізнес орієнтується на:

чинні правила надання документів великими платниками в електронній формі та пов’язані з ними зміни;
технічні вимоги ДПС: версії XSD, детальний опис елементів та приклади файлів, що використовуються під час впровадження процесу формування SAF-T UA та контролю відповідності встановленим технічним вимогам.

Parker Russell Ukraine організовує підготовку SAF-T UA так, щоб файл успішно проходив технічну перевірку та не потребував доопрацювань. Ми з самого початку співпраці узгоджуємо правила заповнення відповідно до технічного опису та проводимо контрольні перевірки структури і ключових реквізитів. Це зменшує ризик ситуацій, коли файл сформовано, але він не проходить перевірки через недотримання технічних вимог.

Що включає SAF-T UA і де найчастіше виникають складнощі

Структурно SAF-T UA об’єднує: заголовок файлу (Header), довідники (MasterFiles), первинні документи (SourceDocuments) та записи Головної книги (GeneralLedgerEntries). Технічний опис ДПС визначає склад елементів і правила заповнення, зокрема вимоги до ідентифікаторів, форматів дат і кодів, а також правила узгодження даних між розділами файлу.

Найчастіше труднощі виникають тоді, коли дані облікової системи необхідно узгодити зі структурою та рівнем деталізації, передбаченими SAF-T UA. Зокрема, проблеми спричиняють:

неузгоджені довідники та класифікатори;
відсутність частини реквізитів, необхідних для коректного відображення операцій у SAF-T UA;
невпорядкована система ідентифікаторів, через що не забезпечуються передбачені схемою зв’язки між елементами;
відсутність погоджених правил відповідності між полями облікової системи та елементами SAF-T UA, що ускладнює повторне формування файлу.

Наш підхід

Ми будуємо роботу так, щоб клієнт отримав не просто файл, а керований процес і чітко визначений результат.

Наше завдання – забезпечити належну якість даних, відповідність технічним вимогам і готовність до надання на запит контролюючого органу. Тому роботу вибудовуємо послідовно: від оцінки готовності та погодження методології формування до перевірки сформованого файлу та супроводу під час надання.

Етапи співпраці:

Етап 1. Діагностика готовності та план дій
На старті ми визначаємо джерела даних для кожного блоку SAF-T UA, оцінюємо повноту довідників і критичних реквізитів та формуємо практичний план: що потрібно скоригувати в обліку й довідниках, що налаштовується в ІТ-системі, а що забезпечується узгодженими правилами формування та перевірками якості.

Етап 2. Таблиця відповідності даних (мапінг) та формування файлу
Далі ми узгоджуємо таблицю відповідності між даними вашої системи та елементами SAF-T UA, визначаємо правила формування ключових показників і допомагаємо організувати процес формування файлу відповідно до актуальних технічних вимог ДПС.

Етап 3. Перевірка якості даних і технічна відповідність
Після формування файлу ми проводимо перевірки у двох площинах:

технічна перевірка: файл коректно сформований відповідно до XSD-схеми та правил заповнення;
змістовна узгодженість: дані SAF-T UA узгоджуються з регістрами та логікою бухгалтерського обліку

Саме цей етап мінімізує ризик ситуацій, коли файл є технічно коректним, але потребує доопрацювання через внутрішні неузгодженості даних.

Етап 4. Супровід надання та взаємодії під час перевірки
Коли SAF-T UA готується під запит, ми допомагаємо організувати надання: підготувати супровідні пояснювальні матеріали, узгодити порядок взаємодії та підтримати команду клієнта у комунікації з контролюючими органами.

На що ми звертаємо увагу під час перевірки

Для забезпечення якості SAF-T UA та зниження ризиків, ми зосереджуємося на таких аспектах:

Відповідність технічним вимогам та актуальній версії XSD – коректність структури файлу й заповнення елементів відповідно до схеми та правил.
Повнота довідникових даних – контрагенти, рахунки, податки, одиниці виміру, аналітичні параметри та інші елементи, що впливають на якість даних у файлі.
Цілісність даних і узгодженість взаємних посилань – коректні ідентифікатори та посилання між елементами, які забезпечують зв’язність інформації у файлі.
Контрольні співставлення – внутрішня узгодженість оборотів і залишків, а також логіки облікових записів, що зменшує ймовірність додаткових запитів.

Ключові результати співпраці:

SAF-T UA файл, сформований відповідно до актуальних технічних специфікацій ДПС (версія, структура, правила заповнення).
Таблиця відповідності даних (мапінг) – опис відповідності між даними вашої системи та елементами SAF-T UA як основа для регулярного формування файлу.
Протокол технічної перевірки файлу – фіксація застосованої версії XSD та результатів перевірок структури і заповнення критичних елементів за правилами технічного опису.
Звіт за підсумками перевірок якості: виявлені технічні та змістовні невідповідності, їхній вплив та рекомендації щодо усунення (в обліку, довідниках або правилах формування файлу).
Супровід надання та підготовка пояснювальних матеріалів для взаємодії з контролюючими органами, а також погоджений перелік супровідних матеріалів, які можуть запитуватися разом із SAF-T UA.

Чому обирають Parker Russell UA?

Представлена в

75 юрисдикцій

Учасник міжнародної мережі Parker Russell International.

Трансгранична експертиза –

due diligence, структурування інвестицій, документація для регуляторів

Сертифіковані аудитори та радники

з досвідом у банківській та фінансовій сфері

Конфіденційність і відповідальність

дотримуємось найвищих стандартів професійної етики та захисту персональних даних

Написати нам

Залиште запит — і ми допоможемо побудувати ефективну, транспарентну та довгострокову міжнародну структуру саме для вашого бізнесу, з урахуванням особливостей ринку, вимог українського законодавства та глобальних податкових тенденцій.